Κανονιστική πράξη 1/1999 της Αρχής Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα

1. Η ενημέρωση του υποκειμένου από τον υπεύθυνο επεξεργασίας σύμφωνα με το άρθρο 11 Ν.2472/97 γίνεται είτε το υποκείμενο παρέχει την συγκατάθεσή ή τη συνδρομή του για την συλλογή των δεδομένων είτε όχι.

2. Η ενημέρωση περιλαμβάνει κατ’ ελάχιστο τα εξής στοιχεία:

(α) Το ονοματεπώνυμο, την ακριβή διεύθυνση και τον αριθμό τηλεφώνου του υπευθύνου επεξεργασίας ή του εκπροσώπου του, προς τον οποίο το υποκείμενο οφείλει να απευθυνθεί προκειμένου να ασκήσει τα κατά το άρθρο 12 και 13 Ν.2472/1997 δικαιώματά του.

(β) Τον σκοπό της επεξεργασίας κατά τρόπο εύληπτο και σαφή.

(γ) Τους αποδέκτες ή τις κατηγορίες των αποδεκτών των δεδομένων.

(δ) Την ύπαρξη του δικαιώματος πρόσβασης.

(ε) Την ύπαρξη του δικαιώματος αντίρρησης για τα δεδομένα που αφορούν το υποκείμενο.

3. Ο υπεύθυνος επεξεργασίας οφείλει να ενημερώνει το υποκείμενο και για κάθε μεταβολή των στοιχείων της προηγούμενης παραγράφου του παρόντος άρθρου.

1. Όταν τα δεδομένα συλλέγονται απ’ ευθείας από το υποκείμενο, η ενημέρωση γίνεται ταυτόχρονα με τη συλλογή. ¨Όταν συλλέγονται από άλλες πηγές, η ενημέρωση γίνεται αμελλητί και πάντως πριν από οποιαδήποτε περαιτέρω χρησιμοποίηση ή επεξεργασία των δεδομένων μετά την καταχώριση.

2. Σε περίπτωση επιλεγόμενης μεταβολής των στοιχείων της παραγράφου 2 του άρθρου 1 της παρούσης, η ενημέρωση του υποκειμένου για την μεταβολή γίνεται αμελλητί και πάντως πριν από οποιαδήποτε περαιτέρω επεξεργασία των δεδομένων.

3. Οι επιχειρήσεις κοινής ωφέλειας ή παροχής υπηρεσιών προς το κοινό οφείλουν να ενημερώνουν τους συναλλασσομένους κατά τακτά χρονικά διαστήματα, με την αποστολή των λογαριασμών.

1. Όταν το υποκείμενο παρέχει τη συγκατάθεσή ή τη συνδρομή του, η ενημέρωσή του γίνεται εγγράφως. Προς τούτο, ο υπεύθυνος επεξεργασίας χρησιμοποιεί διπλότυπο έντυπο, το ένα αντίτυπο του οποίου υπογράφεται από το υποκείμενο, παραδίδεται στον υπεύθυνο επεξεργασίας ή τον εκπρόσωπό του και διατηρείται από αυτόν καθ’ όλην την διάρκεια της επεξεργασίας

2. Όταν για τη συλλογή και επεξεργασία δεδομένων δεν απαιτείται ούτε ζητείται συγκατάθεση του υποκειμένου, η ενημέρωση του γίνεται με τον πιο πρόσφορο τρόπο, ώστε να εξασφαλίζεται η όσο το δυνατόν απρόσκοπτη και επαρκής πληροφόρηση του υποκειμένου. Ενδεικτικά, η ενημέρωση μπορεί να γίνει:

(α) Με ανάρτηση ευδιάκριτης προειδοποιητικής πινακίδας στο χώρο συναλλαγής

(β) Με διάθεση έντυπου υλικού

(γ) Με αναγραφή σε λογαριασμούς, τιμολόγια ή άλλα παραστατικά, εφ’ όσον προϋπάρχει συναλλακτική σχέση

(δ) Με ευδιάκριτη επισημείωση στο ερωτηματολόγιο, έντυπο αιτήσεως, δελτίο παροχής πληροφοριών κ.λ.π., εφ’ όσον το υποκείμενο καλείται να το συμπληρώσει

(ε) Με ειδική, σαφή και ευδιάκριτη επισήμανση στην αρχική σελίδα της ιστοσελίδας (website), εφ’ όσον η συλλογή γίνεται μέσω του διαδικτύου (intenet)

3. Σε κάθε άλλη περίπτωση η ενημέρωση γίνεται εγγράφως και αποδεικνύεται από τον υπεύθυνο επεξεργασίας. Κατ’ εξαίρεση και ύστερα από άδεια της Αρχής, η οποία παρέχεται είτε για επί μέρους κλάδους ή τομείς δραστηριότητας ύστερα από αίτηση των ενδιαφερομένων, είτε για συγκεκριμένο κάθε φορά αρχείο ύστερα από αίτηση του υπευθύνου επεξεργασίας, όταν η ενημέρωση αφορά μεγάλο αριθμό υποκειμένων, επιτρέπεται η ενημέρωση τους δια του τύπου, είτε με οποιονδήποτε άλλον πρόσφορο και σαφή τρόπο, σύμφωνα με τους κώδικες δεοντολογίας του οικείου κλάδου ή τομέα εφ’ όσον υπάρχουν.

Με την επιφύλαξη των περιπτώσεων της παρ. 4 του άρθρου 11 Ν. 2472/1997, η Αρχή μπορεί να απαλλάσσει εν όλω ή εν μέρει τον υπεύθυνο επεξεργασίας από την υποχρέωσή του να ενημερώνει τα υποκείμενα, εάν η καταχώριση, ο σκοπός της επεξεργασίας, οι αποδέκτες και το δικαίωμα πρόσβασης αποτελούν κοινή γνώση του επιμελούς πολίτη. Η απαλλαγή μπορεί να είναι συλλογική, όταν αφορά τους υπεύθυνους επεξεργασίας ορισμένου κλάδου ή τομέα δραστηριότητας για επεξεργασία με τον αυτό κάθε φορά σκοπό. Με δαπάνη του υπεύθυνου επεξεργασίας ή του συλλογικού φορέα του οικείου κάθε φορά κλάδου ή τομέα δραστηριότητας, η Αρχή μπορεί να δώσει ευρύτερη δημοσιότητα στην απόφαση περί απαλλαγής.

1. Εάν τα δεδομένα ανακοινώνονται σε τρίτους (νέους αποδέκτες), ο υπεύθυνος επεξεργασίας οφείλει να ενημερώσει γι’ αυτό τα υποκείμενα πριν από αυτούς.

2. Η ενημέρωση γίνεται εγγράφως και αποδεικνύεται από τον υπεύθυνο επεξεργασίας. Κατ΄ εξαίρεση και ύστερα από άδεια της Αρχής, η οποία παρέχεται είτε για επιμέρους κλάδους ή τομείς δραστηριότητας ύστερα από αίτηση των ενδιαφερομένων, είτε για συγκεκριμένο κάθε φορά αρχείο ύστερα από αίτηση του υπευθύνου επεξεργασίας, επιτρέπεται η ενημέρωση των υποκειμένων, είτε δια του τύπου, είτε με οποιονδήποτε άλλον πρόσφορο και σαφή τρόπο, σύμφωνα με τους κώδικες δεοντολογίας του οικείου κλάδου ή τομέα εφ’ όσον υπάρχουν.