Εγκύκλιος 92607/21.9.2005

Οι αρμόδιες για την έκδοση της τελικής διοικητικής πράξης Υπηρεσίες, δεν απευθύνουν τα αιτήματά τους προς το Αυτοτελές Τμήμα Ποινικού Μητρώου της Κεντρικής Υπηρεσίας του Υπουργείου Δικαιοσύνης, αλλά απευθείας προς τα κατά τόπο αρμόδια Τμήματα Ποινικού Μητρώου των Εισαγγελιών Πρωτοδικών της χώρας. Για τον λόγο αυτό, επισυνάπτεται στην παρούσα εγκύκλιο πίνακας με πληροφοριακά στοιχεία επικοινωνίας (αριθμοί τηλεφώνων, αριθμοί τηλεομοιοτυπικών συσκευών (fax), ονόματα αρμοδίων υπαλλήλων) των εν λόγω Τμημάτων.

Επισημαίνουμε ότι οι αρμόδιες για την έκδοση της τελικής διοικητικής πράξης Υπηρεσίες, πριν την υποβολή του σχετικού αιτήματος στις Εισαγγελίες Πρωτοδικών της χώρας, πρέπει να έχουν εξασφαλίσει την σχετική εξουσιοδότηση του ενδιαφερομένου πολίτη (άρθρο 5 παρ. 2 εδ. β του Ν. 3242/2004).

Το αρμόδιο Τμήμα Ποινικού Μητρώου, στο οποίο πρέπει να απευθύνουν τα αιτήματά τους οι αρμόδιες για την έκδοση της τελικής διοικητικής πράξης Υπηρεσίες, προσδιορίζεται από τον τόπο γέννησης του εκάστοτε προσώπου για το οποίο επίκειται η έκδοση της εν λόγω πράξης, καθόσον ο τόπος γέννησης των προσώπων αποτελεί και το κριτήριο για την τήρηση των αρχείων ποινικού μητρώου στις κατά τόπον αρμόδιες Υπηρεσίες Ποινικού Μητρώου. Το Αυτοτελές Τμήμα Ποινικού Μητρώου της Κεντρικής Υπηρεσίας του Υπουργείου Δικαιοσύνης είναι αρμόδιο για τα πρόσωπα που έχουν γεννηθεί στην αλλοδαπή.

Στην πλειοψηφία των περιπτώσεων, η κατά τόπον αρμοδιότητα των Υπηρεσιών Ποινικού Μητρώου συμπίπτει με τα γεωγραφικά όρια του αντίστοιχου Νομού της χώρας. Για την διευκόλυνση του προσδιορισμού της κατά τόπον αρμόδιας Υπηρεσίας Ποινικού Μητρώου στις ελάχιστες περιπτώσεις όπου το παραπάνω δεν ισχύει, υπάρχει στην ιστοσελίδα του Υπουργείου Δικαιοσύνης (ιστοσελίδα: www.ministryofjustice.gr διαδρομή: Πληροφορίες - Αυτοτελές Τμήμα Ποινικού Μητρώου - Καποδίστριας) και του ΥΠΕΣΔΔΑ (ιστοσελίδα: www.gspa.gr, διαδρομή: Δημόσια Διοίκηση – Εκσυγχρονισμός – Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση δικαιολογητικών) το αρχείο «Καποδίστριας» (μορφή Excel), όπου μπορεί να αναζητηθεί κάθε σχετική πληροφορία, ενώ και οι Υπηρεσίες Ποινικού Μητρώου θα πληροφορούν τις αιτούσες Υπηρεσίες για την κατά τόπον αρμόδια Υπηρεσία Ποινικού Μητρώου, σε περίπτωση λάθους προσδιορισμού.

Οι αρμόδιες για την έκδοση της τελικής διοικητικής πράξης Υπηρεσίες οφείλουν να ορίσουν τους αριθμούς των τηλεομοιοτυπικών συσκευών, με τις οποίες θα γίνεται η επικοινωνία, καθώς και τα ονοματεπώνυμα των υπαλλήλων που θα την διεξαγάγουν και να γνωστοποιήσουν εντός πέντε (5) ημερών από την λήψη της παρούσας τα εν λόγω στοιχεία, στις Υπηρεσίες Ποινικού Μητρώου που διαλαμβάνονται στον συνημμένο πίνακα, με την μέθοδο της τηλεομοιοτυπίας.

Οι αρμόδιες Υπηρεσίες Ποινικού Μητρώου θα αποστέλλουν με την μέθοδο της τηλεομοιοτυπίας, τα αντίγραφα ποινικού μητρώου των προσώπων που συμπεριλαμβάνονται στα σχετικά αιτήματα των Υπηρεσιών που είναι αρμόδιες για την έκδοση της τελικής διοικητικής πράξης, στους αριθμούς των πιστοποιημένων τηλεομοιοτυπικών συσκευών που τους έχουν γνωστοποιήσει με προγενέστερο έγγραφό τους οι εν λόγω Υπηρεσίες, τα οποία θα επικυρώνονται από αυτές, σύμφωνα με το άρθρο 10 του 3230/2004.

Οι αρμόδιες Υπηρεσίες Ποινικού Μητρώου εκδίδουν και αποστέλλουν -σύμφωνα με τα προαναφερθέντα - αντίγραφο ποινικού μητρώου γενικής ή δικαστικής χρήσης, ανάλογα με τον δημόσιο σκοπό έκδοσης, σύμφωνα με τα ισχύοντα πριν την έναρξη της δράσης της αυτεπάγγελτης αναζήτησης την 1-6-2005.

Τα κωλύματα έκδοσης της τελικής διοικητικής πράξης κρίνονται από την αρμόδια για αυτό τον λόγο Υπηρεσία.

Επισημαίνεται ότι, η διαδικασία της πιστοποίησης των αριθμών των τηλεομοιοτυπικών συσκευών θα πρέπει να τύχει ιδιαίτερης προσοχής, επιμέλειας και ελέγχου, καθόσον η διακινούμενη πληροφορία εμπίπτει στις διατάξεις του Ν.2472/97 περί προστασίας του ατόμου από την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

1) Η Υπηρεσία η οποία αυτεπαγγέλτως αναζητά τα αντίγραφα ποινικού μητρώου, αποστέλλει τα αιτήματα στην εκάστοτε κατά τόπον αρμόδια Υπηρεσία Ποινικού Μητρώου με κριτήριο τον τόπο γέννησης των προσώπων και εντός 48 ωρών από την παραλαβή του αιτήματος του πολίτη.

Η αναζήτηση αυτή διενεργείται με έγγραφο, το οποίο πληροί τον διοικητικό τύπο του παραρτήματος της νέας Κοινής Υπουργικής Απόφασης, το οποίο επισυνάπτεται στην παρούσα εγκύκλιο και στο οποίο μπορούν, να ομαδοποιηθούν αιτήματα πολιτών, που ο τόπος γέννησής τους υπάγεται στην αρμοδιότητα της συγκεκριμένης Υπηρεσίας Ποινικού Μητρώου.

2) Οι Υπηρεσίες Ποινικού Μητρώου, εντός 3 εργασίμων ημερών από την λήψη του συγκεκριμένου αιτήματος, αποστέλλουν με την μέθοδο της τηλεομοιοτυπίας στην Υπηρεσία που υπέβαλε το αίτημα, τα αντίγραφα ποινικού μητρώου των προσώπων που διαλαμβάνονται στο αίτημα.

Στις περιπτώσεις που - βάσει ειδικών διατάξεων - απαιτείται το πρωτότυπο αντίγραφο ποινικού μητρώου, η Υπηρεσία η οποία εκδίδει την τελική διοικητική πράξη προωθεί την όλη διαδικασία με βάση το αντίγραφο, μέχρι την λήψη του πρωτοτύπου, οπότε και εκδίδεται η οριστική διοικητική πράξη (Άρθρο 3§3 της νέας Κοινής Υπουργικής Απόφασης).

Καταφατικές ή αρνητικές δηλώσεις του Αυτοτελούς Τμήματος Ποινικού Μητρώου της Κεντρικής Υπηρεσίας του Υπουργείου Δικαιοσύνης που εκδόθηκαν σύμφωνα με τις διατάξεις της κοινής απόφασης των Υπουργών Εσωτερικών, Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης και Δικαιοσύνης, αριθμ. 2458/22.02.05 (ΦΕΚ 267 Β΄), εξακολουθούν να διατηρούν την ισχύ τους για το σκοπό που εκδόθηκαν.

Αιτήματα που έχουν υποβληθεί στο Αυτοτελές Τμήμα Ποινικού Μητρώου της Κεντρικής Υπηρεσίας του Υπουργείου Δικαιοσύνης για την αυτεπάγγελτη αναζήτηση της καταφατικής ή αρνητικής δήλωσης διαβιβάζονται αμελλητί από την ανωτέρω Υπηρεσία στις κατά τόπον αρμόδιες Εισαγγελίες Πρωτοδικών της χώρας για την έκδοση αντιγράφων ποινικού μητρώου γενικής ή δικαστικής χρήσης.

Ενόψει των ανωτέρω παρακαλούνται:

• Τα Υπουργεία να ενημερώσουν τους φορείς που εποπτεύουν, κοινοποιώντας την παρούσα εγκύκλιο, για την εφαρμογή της νέας Κοινής Απόφασης των Υπουργών Εσωτερικών, Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης και Δικαιοσύνης.

• Όλες οι αρμόδιες Υπηρεσίες να εφαρμόσουν πιστά την εν λόγω Κοινή Υπουργική Απόφαση, για την αυτεπάγγελτη αναζήτηση των αντιγράφων ποινικού μητρώου

• Η Γενική Διεύθυνση Εποπτείας των Ο.Τ.Α. να ενημερώσει και να συντονίσει τους Δήμους, τις Κοινότητες και τις Νομαρχιακές Αυτοδιοικήσεις για την τήρηση των ανωτέρω.