ΑΠΔΠΧ προς υπευθύνους επεξεργασίας: Σταματήστε να δίνετε το τηλέφωνό μας στους πολίτες

Μια ασυνήθιστη ανακοίνωση εξέδωσε σήμερα η Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, επιχειρώντας να δώσει τέλος στο πρόβλημα που έχει δημιουργηθεί από την αύξηση των τηλεφωνικών κλήσεων που δέχεται από πολίτες που θέλουν να επικοινωνήσουν με εταιρείες.

Όπως παρατηρείται, το πρόβλημα αυτό οφείλεται στο ότι η τηλεφωνική γραμμή επικοινωνίας με την Αρχή αναγράφεται στα ενημερωτικά κείμενα των εταιρειών, όπως αυτά προβλέπονται από τα άρθρα 13-14 ΓΚΠΔ, με αποτέλεσμα οι πολίτες να νομίζουν πως ο αριθμός αυτός ανήκει στην εταιρεία με την οποία θέλουν να επικοινωνήσουν.

Η σύγχυση αυτή επιτείνεται από το γεγονός ότι σε πολλές περιπτώσεις οι εταιρείες – υπεύθυνοι επεξεργασίας αποφεύγουν να δίνουν δικά τους στοιχεία για τηλεφωνική επικοινωνία, την οποία έχουν πλέον περιορίσει, παραπέμποντας τους πολίτες σε chatbots και emails.

Η Αρχή υπενθυμίζει ότι η ενημέρωση των πολιτών, ως υποκειμένων των δεδομένων, για το δικαίωμά τους στην υποβολή καταγγελίας είναι στοιχείο της υποχρέωσης διαφάνειας των άρθρων 13-14 ΓΚΠΔ, ωστόσο η υποχρέωση αυτή δεν συνεπάγεται την υποχρέωση παροχής προς τους πολίτες των πλήρων στοιχείων επικοινωνίας (αριθμό τηλεφώνου ή email) της Αρχής. Αρκεί το ενημερωτικό κείμενο να παραπέμπει στην επίσημη ιστοσελίδα της.

Ως προς το ποια δικά τους στοιχεία επικοινωνίας πρέπει να παρέχουν οι εταιρείες προς τους πολίτες, η Αρχή δεν διαπιστώνει την υποχρέωση αναφοράς συγκεκριμένων στοιχείων επικοινωνίας, επισημαίνοντας πως ο ΓΚΠΔ δεν επιβάλει σχετική υποχρέωση, αλλά απαιτεί οι διαθέσιμοι τρόποι επικοινωνίας να διευκολύνουν ουσιαστικά την επικοινωνία των υποκειμένων των δεδομένων με τον Υπεύθυνο Επεξεργασίας

Ως προς τη δική της περίπτωση, η Αρχή καλεί τους υπευθύνους επεξεργασίας «να προσαρμόσουν άμεσα τα ενημερωτικά κείμενα που δημοσιεύουν, αφαιρώντας τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τον αριθμό του τηλεφωνικού κέντρου της» και να παραπέμπουν εφεξής απλώς στην επίσημη ιστοσελίδα της.

Το πλήρες κείμενο της ανακοίνωσης της Αρχής έχει ως εξής:

Διευκρινίσεις για την αναγραφή των στοιχείων επικοινωνίας της Αρχής σε ενημερωτικά κείμενα εταιρειών

Το τελευταίο χρονικό διάστημα παρατηρήθηκε σημαντική αύξηση τηλεφωνικών κλήσεων προς την Αρχή από πολίτες που επιχειρούν να επικοινωνήσουν με εταιρείες, για θέματα όπως η εξόφληση οφειλών ή η διεκπεραίωση διαφόρων αιτημάτων τους.

Αυτό συμβαίνει επειδή οι πολίτες καλούν, εσφαλμένα, στο τηλεφωνικό κέντρο της Αρχής, καθώς η εν λόγω γραμμή επικοινωνίας αναγράφεται στα ενημερωτικά κείμενα των εταιρειών σχετικά με την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων (σύμφωνα με τα άρθρα 13 και 14 του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων).

Αξιοσημείωτο είναι ότι, δυστυχώς, σε πολλές περιπτώσεις αυτός είναι ο μοναδικός τηλεφωνικός αριθμός που αναφέρεται είτε στα εν λόγω ενημερωτικά κείμενα είτε στις ιστοσελίδες των εταιρειών, με αποτέλεσμα τη δημιουργία σύγχυσης και την επιβάρυνση των γραμμών επικοινωνίας της Αρχής.

Η Αρχή υπενθυμίζει στους Υπευθύνους Επεξεργασίας Δεδομένων τα εξής:

Σύμφωνα με τα άρθρα 13 και 14 του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων, οι Υπεύθυνοι Επεξεργασίας οφείλουν να παρέχουν στα υποκείμενα των δεδομένων σειρά πληροφοριών, μεταξύ των οποίων περιλαμβάνεται και η ενημέρωση για «το δικαίωμα υποβολής καταγγελίας σε εποπτική αρχή».

Όπως επισημαίνει το Ευρωπαϊκό Συμβούλιο Προστασίας Δεδομένων (ΕΣΠΔ),^[1] οι πληροφορίες αυτές πρέπει να επεξηγούν ότι το υποκείμενο των δεδομένων έχει το δικαίωμα να υποβάλει καταγγελία σε εποπτική αρχή, ιδίως στο κράτος μέλος στο οποίο έχει τη συνήθη διαμονή του, τον τόπο εργασίας του ή είναι ο τόπος της εικαζόμενης παράβασης του ΓΚΠΔ.

Συνεπώς, δεν προκύπτει υποχρέωση για τους Υπευθύνους Επεξεργασίας να παρέχουν στα υποκείμενα των δεδομένων τα πλήρη στοιχεία επικοινωνίας της Αρχής (όπως αριθμό τηλεφώνου ή διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου).

Άλλωστε, σε διαδικτυακό περιβάλλον, για τη διευκόλυνση των υποκειμένων των δεδομένων στην υποβολή καταγγελίας στην αρμόδια εποπτική αρχή, αρκεί η παραπομπή στην επίσημη ιστοσελίδα της Αρχής https://www.dpa.gr/el/polites/katagelia_stin_arxi.

Καθώς πολλές εταιρείες περιορίζουν πλέον τις δυνατότητες τηλεφωνικής επικοινωνίας, παραπέμποντας τους πολίτες σε εναλλακτικά μέσα όπως ψηφιακούς βοηθούς (chatbot) ή ηλεκτρονικές φόρμες επικοινωνίας, παρατηρείται επίσης ότι συχνά απουσιάζει από τις παρεχόμενες πληροφορίες ο τηλεφωνικός αριθμός επικοινωνίας με τον Υπεύθυνο Επεξεργασίας.

Αν και ο ΓΚΠΔ δεν επιβάλλει την υποχρέωση αναφοράς συγκεκριμένων στοιχείων επικοινωνίας, οι διαθέσιμοι τρόποι επικοινωνίας πρέπει να διευκολύνουν ουσιαστικά την επικοινωνία των υποκειμένων των δεδομένων με τον Υπεύθυνο Επεξεργασίας.

Για τους παραπάνω λόγους, η Αρχή καλεί τους Υπευθύνους Επεξεργασίας να προσαρμόσουν άμεσα τα ενημερωτικά κείμενα που δημοσιεύουν, αφαιρώντας τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τον αριθμό του τηλεφωνικού κέντρου της Αρχής.

Κάθε αναφορά στην Αρχή στα ενημερωτικά κείμενα των Υπευθύνων Επεξεργασίας πρέπει να αντανακλά την αποστολή και τις αρμοδιότητές της και μπορεί να περιλαμβάνει παραπομπή στην επίσημη ιστοσελίδα της (https://www.dpa.gr).

Περαιτέρω, η Αρχή καλεί τους Υπευθύνους Επεξεργασίας να διευκολύνουν την επικοινωνία των ενδιαφερόμενων πολιτών μαζί τους, με κάθε πρόσφορο τρόπο, χωρίς ωστόσο να προκαλείται σύγχυση ή να επιβαρύνεται η λειτουργία της Αρχής.

Αυτοτελές Τμήμα Επικοινωνίας και Δημοσίων Σχέσεων