Εκπιπτόμενες και μη εκπιπτόμενες εταιρικές δαπάνες: Πότε μία επιχειρηματική δαπάνη μειώνει νόμιμα τα φορολογητέα κέρδη
Η φορολογία των εταιρειών δεν εξαρτάται μόνο από το ύψος των εσόδων. Εξαρτάται εξίσου από το ποιες δαπάνες αναγνωρίζονται φορολογικά και ποιες απορρίπτονται κατά τον έλεγχο. Η διάκριση ανάμεσα σε λογιστική καταχώριση και φορολογική έκπτωση είναι κρίσιμη. Μία δαπάνη μπορεί να έχει καταχωρισθεί στα βιβλία της εταιρείας, αλλά αυτό δεν σημαίνει αυτομάτως ότι μειώνει και τα φορολογητέα κέρδη της. Η φορολογική αναγνώριση απαιτεί συγκεκριμένες προϋποθέσεις.
Κατά τον Κώδικα Φορολογίας Εισοδήματος, οι επιχειρηματικές δαπάνες εκπίπτουν όταν πραγματοποιούνται προς το συμφέρον της επιχείρησης ή κατά τις συνήθεις εμπορικές συναλλαγές της, αντιστοιχούν σε πραγματική συναλλαγή, εγγράφονται στα τηρούμενα βιβλία της περιόδου στην οποία πραγματοποιούνται και αποδεικνύονται με κατάλληλα δικαιολογητικά. Η λογική του νόμου είναι σαφής: δεν αρκεί η ύπαρξη τιμολογίου. Απαιτείται πραγματική οικονομική αιτία, σύνδεση με την επιχειρηματική δραστηριότητα και δυνατότητα απόδειξης της συναλλαγής.
Στην πράξη, προβλήματα δημιουργούνται συχνά σε δαπάνες συμβουλευτικών υπηρεσιών, προβολής, ταξιδιών, εταιρικών γευμάτων, αμοιβών συνεργατών, μισθώσεων, εξόδων κίνησης και συναλλαγών με συνδεδεμένες επιχειρήσεις. Όσο πιο άυλη είναι η παροχή, τόσο μεγαλύτερη είναι η ανάγκη τεκμηρίωσης. Για παράδειγμα, μία εταιρεία που καταβάλλει αμοιβή για υπηρεσίες marketing πρέπει να μπορεί να αποδείξει όχι μόνο την έκδοση του σχετικού φορολογικού στοιχείου, αλλά και το περιεχόμενο της υπηρεσίας, την επιχειρηματική της σκοπιμότητα, τον χρόνο παροχής, τα παραδοτέα και τη σχέση της με τη δραστηριότητα της εταιρείας.
Αντίστοιχα, σε συναλλαγές μεταξύ συνδεδεμένων εταιρειών, η φορολογική διοίκηση εξετάζει αν οι όροι της συναλλαγής ανταποκρίνονται σε όρους αγοράς. Η ύπαρξη κοινών μετόχων, διοίκησης ή οικονομικής εξάρτησης δεν καθιστά τη συναλλαγή παράνομη. Αυξάνει όμως την ανάγκη τεκμηρίωσης. Η εταιρεία πρέπει να μπορεί να εξηγήσει γιατί κατέβαλε συγκεκριμένη αμοιβή, ποια υπηρεσία έλαβε, πώς προσδιορίσθηκε η τιμή και αν αντίστοιχη συναλλαγή θα μπορούσε να συναφθεί με ανεξάρτητο τρίτο υπό συγκρίσιμους όρους.
Ιδιαίτερη κατηγορία αποτελούν οι δαπάνες που ο νόμος αποκλείει ρητά από την έκπτωση. Τέτοιες είναι, κατά περίπτωση, δαπάνες που δεν εξοφλούνται με τον προβλεπόμενο τραπεζικό τρόπο όταν υπερβαίνουν τα σχετικά όρια, πρόστιμα και κυρώσεις, προσωπικές καταναλωτικές δαπάνες που εμφανίζονται ως εταιρικές, καθώς και δαπάνες χωρίς επαρκή δικαιολογητικά. Ο φορολογικός κίνδυνος δεν προκύπτει μόνο από εικονικές συναλλαγές. Προκύπτει και από κακή οργάνωση του φακέλου τεκμηρίωσης, ασαφή περιγραφή υπηρεσιών, ελλιπή συμβατικά έγγραφα και ασυνέπεια μεταξύ πραγματικής λειτουργίας και λογιστικής απεικόνισης.
Η ορθή φορολογική αντιμετώπιση των δαπανών πρέπει να ξεκινά πριν από τον έλεγχο. Κάθε σημαντική δαπάνη πρέπει να συνοδεύεται από σύμβαση, εντολή, παραδοτέο, αλληλογραφία, απόδειξη πληρωμής και σύνδεση με συγκεκριμένη ανάγκη της επιχείρησης. Η εταιρεία πρέπει να μπορεί να απαντήσει σε απλά αλλά ουσιώδη ερωτήματα: γιατί έγινε η δαπάνη, ποιος την παρείχε, τι ακριβώς παρασχέθηκε, πότε παρασχέθηκε, πώς ωφέλησε την επιχείρηση και γιατί το τίμημα ήταν εύλογο.
Σημαντικό είναι και το ζήτημα της διάκρισης ανάμεσα σε εταιρική και προσωπική δαπάνη. Ιδίως στις μικρές και οικογενειακές εταιρείες, παρατηρείται συχνά σύγχυση ανάμεσα στην περιουσία της εταιρείας και στις ανάγκες των μετόχων ή διαχειριστών. Η εταιρική κάρτα, το εταιρικό αυτοκίνητο, τα ταξίδια, οι τηλεπικοινωνίες και οι δαπάνες φιλοξενίας πρέπει να συνδέονται με την επιχειρηματική δραστηριότητα. Όταν η σύνδεση αυτή δεν μπορεί να αποδειχθεί, η δαπάνη κινδυνεύει να απορριφθεί και, σε ορισμένες περιπτώσεις, να αντιμετωπισθεί ως παροχή προς μέτοχο, εταίρο, διαχειριστή ή εργαζόμενο.
Η ασφαλής φορολογική διαχείριση των εταιρικών δαπανών δεν είναι θέμα υπερβολικής τυπολατρίας. Είναι μηχανισμός προστασίας της επιχείρησης. Μία εταιρεία που οργανώνει εγκαίρως τα δικαιολογητικά της, περιγράφει καθαρά τις συναλλαγές της και διαχωρίζει τις επιχειρηματικές από τις προσωπικές δαπάνες, μειώνει σημαντικά τον κίνδυνο καταλογισμών. Στη φορολογία εταιρειών, η δαπάνη δεν αρκεί να έγινε. Πρέπει να μπορεί και να αποδειχθεί.
