Έλεγχος νομιμότητας δημόσιων δαπανών: από την ανάληψη υποχρέωσης μέχρι την πληρωμή

Η δημόσια δαπάνη δεν είναι απλή οικονομική εκροή του Δημοσίου ή ενός δημόσιου φορέα. Είναι πράξη διαχείρισης δημόσιου χρήματος και, για τον λόγο αυτόν, υπάγεται σε ειδικούς κανόνες νομιμότητας, κανονικότητας και δημοσιονομικής ευθύνης. Από την ανάληψη της υποχρέωσης μέχρι την τελική πληρωμή, κάθε στάδιο πρέπει να στηρίζεται σε νόμιμη αιτία, διαθέσιμη πίστωση, ορθή διαδικασία και επαρκή δικαιολογητικά.

Το πρώτο κρίσιμο στάδιο είναι η ανάληψη υποχρέωσης. Πριν ο δημόσιος φορέας δεσμευθεί έναντι τρίτου, πρέπει να υπάρχει πίστωση στον προϋπολογισμό και νόμιμη διαδικασία δέσμευσης της σχετικής δαπάνης. Η εκ των υστέρων αναζήτηση πίστωσης ή η ανάληψη υποχρεώσεων χωρίς προηγούμενη δημοσιονομική κάλυψη δημιουργεί σοβαρό ζήτημα νομιμότητας. Η αρχή είναι απλή: το Δημόσιο δεν πρέπει να αναλαμβάνει δαπάνες χωρίς να έχει εξασφαλίσει ότι αυτές μπορούν να πληρωθούν νόμιμα.

Το δεύτερο στάδιο αφορά τη νόμιμη αιτία της δαπάνης. Η πληρωμή πρέπει να στηρίζεται σε σύμβαση, απόφαση, νόμο ή άλλη νόμιμη πράξη που δικαιολογεί την οικονομική υποχρέωση. Δεν αρκεί να υπάρχει πραγματική ανάγκη ή ωφέλεια του φορέα. Πρέπει να υπάρχει και νόμιμη διαδικασία δημιουργίας της υποχρέωσης. Στις δημόσιες συμβάσεις, αυτό σημαίνει ότι η ανάθεση, η εκτέλεση και η παραλαβή πρέπει να έχουν γίνει σύμφωνα με το εφαρμοστέο πλαίσιο.

Ιδιαίτερη σημασία έχει η κανονικότητα της δαπάνης. Μία δαπάνη μπορεί να αφορά υπαρκτή υπηρεσία ή προμήθεια, αλλά να μην είναι κανονική επειδή λείπουν κρίσιμα δικαιολογητικά, δεν τηρήθηκε η διαδικασία παραλαβής, δεν υπάρχει νόμιμη δέσμευση πίστωσης ή η πληρωμή υπερβαίνει τους συμβατικούς όρους. Η δημοσιονομική νομιμότητα δεν εξετάζει μόνο αν παραδόθηκε κάτι στον φορέα. Εξετάζει αν η παράδοση, η υποχρέωση και η πληρωμή εντάσσονται σε νόμιμη αλυσίδα ενεργειών.

Ο ρόλος των οικονομικών υπηρεσιών είναι καθοριστικός. Πριν από την πληρωμή, πρέπει να ελέγχεται η ύπαρξη δικαιολογητικών, η συμφωνία με τον προϋπολογισμό, η νομιμότητα της ανάθεσης, η παραλαβή του αντικειμένου, η φορολογική και ασφαλιστική ενημερότητα όπου απαιτείται και η ταυτότητα του δικαιούχου. Ο έλεγχος αυτός δεν είναι τυπική καθυστέρηση. Είναι μηχανισμός προστασίας του δημόσιου χρήματος και των ίδιων των οργάνων που υπογράφουν τη δαπάνη.

Στην πράξη, προβλήματα δημιουργούνται συχνά από επείγουσες ανάγκες, επαναλαμβανόμενες μικρές αναθέσεις, προφορικές εντολές, ελλιπή πρωτόκολλα παραλαβής, συμβάσεις που έχουν λήξει αλλά συνεχίζουν να εκτελούνται ή δαπάνες που εγκρίνονται επειδή ο φορέας έχει ήδη λάβει την υπηρεσία. Η πραγματική ωφέλεια δεν θεραπεύει πάντοτε την έλλειψη νόμιμης διαδικασίας. Αντιθέτως, μπορεί να μεταφέρει την ευθύνη στα όργανα που δημιούργησαν ή ενέκριναν τη δαπάνη.

Ο έλεγχος νομιμότητας συνδέεται και με την προσωπική ευθύνη των δημοσίων υπολόγων και των αρμοδίων οργάνων. Η υπογραφή μιας δαπάνης χωρίς επαρκή έλεγχο μπορεί να έχει συνέπειες όχι μόνο για τον φορέα, αλλά και για τα πρόσωπα που συμμετείχαν στη διαδικασία. Για τον λόγο αυτόν, η ορθή τεκμηρίωση, η σαφής κατανομή αρμοδιοτήτων και η τήρηση αρχείου αποτελούν πρακτική ασπίδα ευθύνης.

Η σύγχρονη δημοσιονομική διαχείριση απαιτεί προληπτική οργάνωση. Οι φορείς πρέπει να έχουν εσωτερικές διαδικασίες για την έγκαιρη δέσμευση πιστώσεων, την παρακολούθηση συμβάσεων, την παραλαβή παραδοτέων, τη συγκέντρωση δικαιολογητικών και τον έλεγχο πριν από κάθε πληρωμή. Η νομιμότητα της δημόσιας δαπάνης δεν διαμορφώνεται στο τέλος, όταν εκδίδεται το ένταλμα. Χτίζεται από την πρώτη πράξη που δημιουργεί την υποχρέωση.