Φορολογία εταιρικών παροχών σε εργαζομένους: πότε ένα benefit γίνεται φορολογητέο εισόδημα

Οι εταιρικές παροχές σε εργαζομένους αποτελούν σημαντικό εργαλείο προσέλκυσης και διατήρησης προσωπικού. Εταιρικά αυτοκίνητα, κινητά τηλέφωνα, laptops, ασφαλιστικά προγράμματα, διατακτικές, stock options, bonus, κάρτες καυσίμων ή έξοδα μετακίνησης μπορούν να ενισχύσουν την εργασιακή σχέση και να εξυπηρετήσουν πραγματικές ανάγκες της επιχείρησης. Από φορολογική άποψη, όμως, κάθε παροχή δεν αντιμετωπίζεται με τον ίδιο τρόπο. Κρίσιμο είναι αν η παροχή εξυπηρετεί αποκλειστικά την επιχειρηματική λειτουργία ή αν δημιουργεί προσωπικό οικονομικό όφελος για τον εργαζόμενο.

Η διάκριση αυτή είναι πρακτικά κρίσιμη. Ένα laptop που χρησιμοποιείται για την εργασία δεν έχει την ίδια φορολογική σημασία με ένα εταιρικό αυτοκίνητο που χρησιμοποιείται και για ιδιωτικές μετακινήσεις. Αντίστοιχα, η κάλυψη επαγγελματικού ταξιδιού διαφέρει από την κάλυψη προσωπικών εξόδων. Η εταιρεία πρέπει να μπορεί να εξηγήσει τον σκοπό της παροχής, τον τρόπο χρήσης και τη σχέση της με την εργασία.

Πρόβλημα δημιουργείται όταν οι παροχές δίνονται χωρίς πολιτική και χωρίς τεκμηρίωση. Εάν η εταιρεία καταβάλλει ποσά ή καλύπτει έξοδα εργαζομένων χωρίς σαφή κανόνα, χωρίς παραστατικά και χωρίς σύνδεση με υπηρεσιακές ανάγκες, ο έλεγχος μπορεί να θεωρήσει ότι πρόκειται για πρόσθετο φορολογητέο εισόδημα ή μη εκπιπτόμενη εταιρική δαπάνη. Η ονομασία benefit ή έξοδο προσωπικού δεν αρκεί για να καθορίσει τον φορολογικό χειρισμό.

Ιδιαίτερη προσοχή απαιτείται στις παροχές προς στελέχη και μέλη διοίκησης. Όσο υψηλότερη είναι η θέση του λήπτη και όσο μεγαλύτερη η αξία της παροχής, τόσο μεγαλύτερη είναι η ανάγκη τεκμηρίωσης. Εταιρικό αυτοκίνητο, κάλυψη κατοικίας, ταξίδια, κάρτες ή ειδικά bonus πρέπει να στηρίζονται σε απόφαση, σύμβαση, πολιτική αποδοχών ή άλλο σαφές πλαίσιο. Διαφορετικά, μπορεί να αμφισβητηθεί τόσο η φορολογική αναγνώριση της δαπάνης για την εταιρεία όσο και η φορολογική μεταχείριση για τον εργαζόμενο.

Σύγχρονο ζήτημα αποτελούν και οι παροχές που σχετίζονται με τηλεργασία. Εξοπλισμός, σύνδεση internet, κάλυψη εξόδων γραφείου στο σπίτι ή αποζημιώσεις για εργασία εξ αποστάσεως πρέπει να αντιμετωπίζονται με προσοχή. Η εταιρεία πρέπει να ξεχωρίζει την παροχή εργαλείων εργασίας από την ιδιωτική ωφέλεια και να τηρεί σχετικά δικαιολογητικά.

Η ορθή φορολογική διαχείριση των παροχών απαιτεί εσωτερική πολιτική. Η πολιτική αυτή πρέπει να καθορίζει ποια παροχή δίνεται, σε ποιους, με ποια κριτήρια, για ποιον σκοπό, με ποια παραστατικά και πώς αποτυπώνεται στη μισθοδοσία και στα βιβλία. Η συνεργασία μεταξύ διοίκησης, HR, λογιστηρίου και νομικού συμβούλου είναι αναγκαία, ιδίως όταν οι παροχές έχουν σημαντική αξία ή δίνονται σε διευθυντικά στελέχη.

Η ασφαλής πρακτική είναι κάθε εταιρική παροχή να αντιμετωπίζεται εξαρχής ως ζήτημα φορολογικού χαρακτηρισμού. Η εταιρεία πρέπει να αποφασίζει πριν από την παροχή αν πρόκειται για εργαλείο εργασίας, αποζημίωση δαπάνης, μισθολογικό όφελος ή πρόσθετη παροχή σε είδος. Έτσι αποφεύγεται η εκ των υστέρων διόρθωση μισθοδοσίας, η απόρριψη δαπανών ή η επιβολή πρόσθετων φόρων.