myDATA και φορολογική συμμόρφωση εταιρειών: Πώς η ψηφιακή διαβίβαση στοιχείων αλλάζει τον φορολογικό έλεγχο

Η ψηφιακή διαβίβαση παραστατικών και λογιστικών δεδομένων στην πλατφόρμα myDATA έχει μεταβάλει ουσιαστικά τον τρόπο με τον οποίο οι εταιρείες οργανώνουν τη φορολογική τους συμμόρφωση. Η φορολογική διοίκηση δεν περιμένει πλέον αποκλειστικά τον μεταγενέστερο έλεγχο των βιβλίων. Αποκτά, σταδιακά, δυνατότητα συνεχούς παρακολούθησης και διασταύρωσης εσόδων, εξόδων, χαρακτηρισμών και αποκλίσεων. Για τις εταιρείες, αυτό σημαίνει ότι η ορθότητα των παραστατικών και των λογιστικών χαρακτηρισμών αποκτά άμεση σημασία.

Το myDATA δεν είναι απλώς τεχνική πλατφόρμα διαβίβασης τιμολογίων. Είναι σύστημα ψηφιακής απεικόνισης της φορολογικής συμπεριφοράς της επιχείρησης. Τα δεδομένα που διαβιβάζονται πρέπει να συμφωνούν με τα λογιστικά βιβλία, τις δηλώσεις ΦΠΑ, τη δήλωση φορολογίας εισοδήματος και τη συνολική οικονομική εικόνα της εταιρείας. Αποκλίσεις, ελλείψεις ή καθυστερήσεις μπορεί να δημιουργήσουν ερωτήματα ελέγχου, ιδίως όταν επαναλαμβάνονται ή αφορούν σημαντικά ποσά.

Ιδιαίτερη προσοχή χρειάζεται στον χαρακτηρισμό των συναλλαγών. Μία πληρωμή μπορεί να αφορά αγορά αγαθών, παροχή υπηρεσιών, πάγιο, έξοδο, αμοιβή τρίτου ή συναλλαγή με ειδική φορολογική μεταχείριση. Ο λανθασμένος χαρακτηρισμός δεν είναι απλή τυπική αστοχία. Μπορεί να επηρεάσει την έκπτωση της δαπάνης, τον χρόνο αναγνώρισής της, τη φορολογική βάση, την περιοδική δήλωση ΦΠΑ και τη συμφωνία των δηλώσεων με τα ηλεκτρονικά βιβλία. Όσο περισσότερο αυτοματοποιείται ο έλεγχος, τόσο λιγότερο χώρο αφήνουν οι επαναλαμβανόμενες ασυμφωνίες για εκ των υστέρων εξηγήσεις.

Σημαντική είναι και η ευθύνη της διοίκησης της εταιρείας. Η ανάθεση της λογιστικής υποστήριξης σε εξωτερικό συνεργάτη δεν απαλλάσσει την εταιρεία από την υποχρέωση ορθής τήρησης και διαβίβασης των δεδομένων της. Η διοίκηση πρέπει να έχει εσωτερικές διαδικασίες συλλογής παραστατικών, έγκαιρης διαβίβασης, ελέγχου αντισυμβαλλομένων, διαχείρισης αποκλίσεων και τεκμηρίωσης διορθώσεων. Η φορολογική συμμόρφωση δεν είναι αποκλειστικά έργο του λογιστή. Είναι μέρος της εταιρικής οργάνωσης.

Πρακτικά προβλήματα εμφανίζονται συχνά σε πιστωτικά τιμολόγια, ακυρώσεις, ενδοκοινοτικές συναλλαγές, αυτοτιμολόγηση, έξοδα που λαμβάνονται καθυστερημένα, συναλλαγές με ιδιώτες και περιπτώσεις στις οποίες ο αντισυμβαλλόμενος δεν έχει διαβιβάσει σωστά τα στοιχεία του. Σε τέτοιες περιπτώσεις, η εταιρεία πρέπει να παρακολουθεί ενεργά τις αποκλίσεις και να μην τις αφήνει να συσσωρεύονται. Η συστηματική εκκαθάριση των δεδομένων μειώνει τον κίνδυνο μελλοντικών καταλογισμών ή δυσχερειών κατά την υποβολή δηλώσεων.

Το myDATA επηρεάζει και την αποδεικτική διάσταση των συναλλαγών. Η ύπαρξη ηλεκτρονικής διαβίβασης δεν αποδεικνύει από μόνη της ότι μία συναλλαγή είναι πραγματική, αναγκαία και φορολογικά εκπεστέα. Η εταιρεία εξακολουθεί να χρειάζεται συμβάσεις, παραδοτέα, αποδείξεις πληρωμής, αλληλογραφία και στοιχεία επιχειρηματικής σκοπιμότητας. Αντίστροφα, η μη ορθή διαβίβαση μπορεί να δημιουργήσει τεκμήριο ασυνέπειας ακόμη και για πραγματικές συναλλαγές. Επομένως, η ψηφιακή συμμόρφωση πρέπει να συνδυάζεται με ουσιαστική τεκμηρίωση.

Η μετάβαση στα ηλεκτρονικά βιβλία καθιστά αναγκαία μία πιο προληπτική προσέγγιση. Οι εταιρείες πρέπει να ελέγχουν περιοδικά τη συμφωνία των δεδομένων myDATA με τα λογιστικά βιβλία και τις φορολογικές δηλώσεις, να διορθώνουν εγκαίρως αποκλίσεις και να διατηρούν αρχείο των ενεργειών τους. Στο νέο περιβάλλον, η φορολογική ασφάλεια δεν εξαρτάται μόνο από το αν η επιχείρηση έχει τα σωστά παραστατικά, αλλά και από το αν αυτά έχουν διαβιβασθεί, χαρακτηρισθεί και συμφωνηθεί σωστά στο ψηφιακό σύστημα.