Ηλεκτρονικός φάκελος δικογραφίας στην πολιτική διαδικασία: Δημοσιεύθηκε η ΚΥΑ με τον τρόπο λειτουργίας

Δημοσιεύθηκε στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως η Κοινή Υπουργική Απόφαση των Υπουργών Δικαιοσύνης και Ψηφιακής Διακυβέρνησης με τίτλο «Ειδικότερα ζητήματα τήρησης του ηλεκτρονικού φακέλου δικογραφίας σύμφωνα με την παρ. 5 του άρθρου 119 του Κώδικα Πολιτικής Δικονομίας», με σκοπό την ρύθμιση των ειδικότερων ζητημάτων τήρησης του ηλεκτρονικού φακέλου δικογραφίας στην πολιτική διαδικασία, των τεχνικών προδιαγραφών και κάθε άλλου σχετικού ζητήματος (ΦΕΚ Β’/ 3779/25-06-2026).

Πιο αναλυτικά, με το άρθρο 3 της ΚΥΑ ορίζεται ότι στο Ενιαίο Σύστημα (Ολοκληρωμένο Σύστημα Διαχείρισης Δικαστικών Υποθέσεων Πολιτικής και Ποινικής Δικαιοσύνης - ΟΣΔΔΥ-ΠΠ) τηρείται ηλεκτρονικός φάκελος δικογραφίας για κάθε υπόθεση, στον οποίο περιέχονται τα έγγραφα της παρ. 5 του άρθρου 119 του Κώδικα Πολιτικής Δικονομίας.

Έγγραφα που έχουν κατατεθεί στη δικαστική υπηρεσία με φυσικό τρόπο, δύναται να αντλούνται μέσω του Ενιαίου Συστήματος από το Ψηφιακό Αποθετήριο (ήτοι το Πληροφοριακό Σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων & Ψηφιακών Αρχείων όπου τηρούνται ηλεκτρονικά αρχεία των Δικαστηρίων της χώρας) και, σε περίπτωση που δεν είναι διαθέσιμα, μπορούν να εισαχθούν στο Ενιαίο Σύστημα από το αρμόδιο κατάστημα ως ψηφιοποιημένα ηλεκτρονικά αντίγραφα του πρωτοτύπου, τα οποία δεν επέχουν θέση ακριβούς αντιγράφου.

Τα έγγραφα εισάγονται στο Ενιαίο Σύστημα ηλεκτρονικά από τους δικηγόρους. Το άρθρο 4 της ΚΥΑ περιγράφει τη διαδικασία ηλεκτρονικής κατάθεσης δικογράφων, σύμφωνα με την οποία ο δικηγόρος εισέρχεται στο Σύστημα Ολομέλειας, το οποίο τον ταυτοποιεί και ελέγχει τη συνδρομή τυπικών προϋποθέσεων. Ακολούθως, επιλέγει «Κατάθεση Δικογράφου», καταχωρίζει τα στοιχεία του εντολέα του, το κατάστημα, το είδος της διαδικασίας, την κατηγορία δικογράφου και ανά περίπτωση συμπληρώνει τα στοιχεία συσχετιζόμενων δικογράφων (όπως ΓΑΚ και έτος σχετικού δικογράφου). Πραγματοποιεί την ηλεκτρονική πληρωμή για την έκδοση του γραμματίου προκαταβολής εισφορών του αρμοδίου Δικηγορικού Συλλόγου και των προβλεπόμενων ενσήμων και παραβόλων. Μετά την ολοκλήρωση της καταχώρισης όλων των αναγκαίων στοιχείων, ο δικηγόρος αναρτά το δικόγραφο, το οποίο φέρει την προηγμένη ή εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή του, και τα υποβάλλει στο Κατάστημα μέσω του Ενιαίου Συστήματος.

Το Ενιαίο Σύστημα ελέγχει την εγκυρότητα της ηλεκτρονικής υπογραφής και, με την επαλήθευση αυτής, (α) αποδίδει άμεσα στο κατατιθέμενο δικόγραφο ΓΑΚ και έτος και το ΕΑΚ και έτος, ενημερώνοντας το Σύστημα Ολομέλειας, (β) αποστέλλει άμεσα ειδοποίηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον καταθέσαντα δικηγόρο, σύμφωνα με το τέταρτο εδάφιο της παρ. 4 του άρθρου 119 Κ.Πολ.Δ., (γ) διαθέτει το αποδεικτικό κατάθεσης και τα αιτηθέντα αντίγραφα του κατατεθέντος δικογράφου, τα οποία φέρουν προηγμένη ή εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή ή σφραγίδα.

Το άρθρο 5 της ΚΥΑ περιγράφει τη διαδικασία ηλεκτρονικής κατάθεσης προτάσεων και σχετικών εγγράφων (αποδεικτικών μέσων και διαδικαστικών εγγράφων). Ειδικότερα, ο δικηγόρος, αφού εισέλθει στο Σύστημα Ολομέλειας, επιλέγει στην ενότητα «Δικόγραφα» την υποενότητα «Κατάθεση Δικογράφου», συμπληρώνει τα στοιχεία του εισαγωγικού δικογράφου (Κατάστημα, ΓΑΚ και έτος ή Κατάστημα, Διαδικασία, ΕΑΚ και έτος), καταχωρίζει τα στοιχεία του εντολέα του και συμπληρώνει τον αριθμό σελίδων των προτάσεων, καθώς και τον αριθμό των αντιγράφων που επιθυμεί να του χορηγηθούν. Ακολούθως, πραγματοποιεί την ηλεκτρονική πληρωμή για την έκδοση του γραμματίου προκαταβολής εισφορών του αρμοδίου Δικηγορικού Συλλόγου και των προβλεπόμενων ενσήμων και παραβόλων. Μετά την δέσμευση των αντίστοιχων ποσών από τον τραπεζικό λογαριασμό του, εισέρχεται αυτοματοποιημένα στο Ενιαίο Σύστημα, όπου ελέγχει τα στοιχεία των διαδίκων, τα διορθώνει κατά περίπτωση και επιλέγει τους διαδίκους για τους οποίους καταθέτει δικόγραφο προτάσεων. Μετά την ολοκλήρωση της καταχώρισης όλων των αναγκαίων στοιχείων, ο δικηγόρος αναρτά τις προτάσεις, οι οποίες φέρουν την προηγμένη ή εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή, επισυνάπτει κατά περίπτωση τα επικαλούμενα με τις προτάσεις έγγραφα και αποδεικτικά μέσα αποδίδοντάς τους χαρακτηρισμό βάσει της παρ. 5 του άρθρου 119 ΚΠολΔ και τα υποβάλλει στο Κατάστημα μέσω του Ενιαίου Συστήματος. Τα επισυναπτόμενα ηλεκτρονικά αρχεία θα είναι μορφής pdf και δεν θα υπερβαίνουν συνολικά τα 300 ΜΒ.

Το Ενιαίο Σύστημα ελέγχει την εγκυρότητα της ηλεκτρονικής υπογραφής και με την επαλήθευση αυτής, (α) αποδίδει άμεσα στις κατατιθέμενες προτάσεις ηλεκτρονικό αριθμό/πρωτόκολλο κατάθεσης, ενημερώνοντας το Σύστημα Ολομέλειας, (β) αποστέλλει άμεσα ειδοποίηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον καταθέσαντα δικηγόρο, (γ) διαθέτει το αποδεικτικό κατάθεσης και τα αντίγραφα του κατατεθέντος δικογράφου προτάσεων, τα οποία φέρουν προηγμένη ή εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή ή σφραγίδα.

Επισημαίνεται ότι, για την ηλεκτρονική κατάθεση τόσο δικογράφων όσο και προτάσεων και σχετικών, χρόνος κατάθεσης θεωρείται η ημέρα και ώρα της αποστολής απάντησης από το Ενιαίο Σύστημα, η οποία αναγράφεται στο αποδεικτικό κατάθεσης. Δικόγραφα κατατιθέμενα σε οποιαδήποτε ώρα εργάσιμης ημέρας λογίζονται ότι κατατέθηκαν μέσα στο ωράριο εργασίας της ίδιας ημέρας. Δικόγραφα κατατιθέμενα σε εξαιρετέες ημέρες λογίζονται ότι κατατίθενται την αμέσως επόμενη εργάσιμη ημέρα. Τα κατατιθέμενα έγγραφα ενσωματώνονται αυτοματοποιημένα στο ηλεκτρονικό φάκελο της αντίστοιχης δικογραφίας που τηρείται στο Ενιαίο Σύστημα. Η εκτύπωση του αποδεικτικού κατάθεσης λογίζεται ως επίσημο αντίγραφο.

Αξίζει να σημειωθεί ότι, όπως αναφέρεται στο άρθρο 12 της ΚΥΑ, μέχρι να κηρυχθεί υποχρεωτική η ηλεκτρονική κατάθεση, τα δικόγραφα μπορούν να κατατίθενται και σύμφωνα με όσα ίσχυαν πριν τον ν. 5221/2025.

Δείτε αναλυτικά την ΚΥΑ στο et.gr.