Καταστροφή εγγράφων στην Ουγγαρία: Ανακοίνωση της ουγγρικής αρχής προστασίας δεδομένων

Μια σημαντική ανακοίνωση εξέδωσε η ουγγρική αρχή προστασίας δεδομένων NAIH με αφορμή δημοσιεύματα που κάνουν λόγο για μαζική επιχείρηση καταστροφής εγγράφων σε φορείς που ασκούν δημόσια καθήκοντα, εν όψει της επικείμενης μεταβίβασης της κυβερνητικής εξουσίας.

Με την παρέμβασή της, η NAIH επισημαίνει ότι δεν διαθέτει πληροφορίες ως προς την ακρίβεια των σχετικών δημοσιευμάτων. Ωστόσο, υπό την ιδιότητά της ως αρμόδιου οργάνου για την εποπτεία της εφαρμογής της ελευθερίας της πληροφόρησης, θεωρεί συνταγματική της υποχρέωση να υπενθυμίσει προς όλους τους δημόσιους φορείς το ισχύον κανονιστικό πλαίσιο που διέπει τη διαχείριση των εγγράφων και των δεδομένων που αυτοί τηρούν.

Ειδικότερα, τονίζεται ότι τα δεδομένα δημόσιου ενδιαφέροντος, καθώς και εκείνα που είναι δημόσια κατ’ εφαρμογή της σχετικής νομοθεσίας, όπως και τα μέσα αποθήκευσής τους, μπορούν να διαγραφούν ή να καταστραφούν μόνο σύμφωνα με τους κανόνες που διέπουν τη διαχείριση των δημοσίων εγγράφων. Η σχετική διαδικασία δεν εναπόκειται στη διακριτική ευχέρεια των φορέων, αλλά πρέπει να συμμορφώνεται πλήρως με το ισχύον θεσμικό πλαίσιο.

Η ουγγρική αρχή υπογραμμίζει ότι η νόμιμη εκκαθάριση εγγράφων, είτε πρόκειται για έντυπο είτε για ηλεκτρονικό υλικό, επιτρέπεται αποκλειστικά υπό τις προϋποθέσεις και κατά τη διαδικασία που προβλέπουν οι εφαρμοστέες διατάξεις. Οι διαδικασίες αυτές περιλαμβάνουν, μεταξύ άλλων, την τήρηση των απαιτούμενων εγκρίσεων, τη λήψη άδειας από τα αρμόδια αρχειακά όργανα, καθώς και την καταγραφή της διαδικασίας σε σχετικό πρακτικό.

Ιδιαίτερη έμφαση δίδεται στις υποχρεώσεις που απορρέουν από τη δημοσιονομική και φορολογική νομοθεσία. Σύμφωνα με την ανακοίνωση, οι κανόνες αυτοί επιβάλλουν τη διατήρηση εγγράφων που αφορούν δεσμεύσεις, χρηματοοικονομικές συναλλαγές και συναφή στοιχεία για χρονικό διάστημα που καθορίζεται ρητά από τον νόμο. Η πρόωρη διαγραφή ή καταστροφή των εγγράφων αυτών, πριν από την παρέλευση του προβλεπόμενου χρόνου, δεν είναι επιτρεπτή.

Καταληκτικώς, η NAIH επισημαίνει τις ενδεχόμενες έννομες συνέπειες που μπορεί να προκύψουν από την παράνομη καταστροφή ή απόκρυψη εγγράφων. Συγκεκριμένα, αναφέρει ότι συμπεριφορές που παρεμποδίζουν ή καθιστούν αδύνατη την πρόσβαση σε δημόσια δεδομένα ή την εκπλήρωση της υποχρέωσης παροχής πληροφοριών μπορούν να στοιχειοθετήσουν ποινικά αδικήματα και να επιφέρουν πειθαρχική και αστική ευθύνη.