Δημόσιοι υπόλογοι στην πράξη

Η έννοια του δημόσιου υπολόγου έχει πολύ πρακτική σημασία για όσους διαχειρίζονται χρήματα, υλικά, αξίες ή απαιτήσεις του Δημοσίου και των δημόσιων φορέων. Δεν αφορά μόνο ταμίες ή οικονομικές υπηρεσίες με στενή έννοια. Μπορεί να αφορά κάθε πρόσωπο που, λόγω υπηρεσιακής θέσης ή ειδικής ανάθεσης, εισπράττει, φυλάσσει, διαχειρίζεται ή αποδίδει δημόσιο χρήμα ή δημόσιο υλικό. Η ιδιότητα αυτή έχει ιδιαίτερο βάρος, διότι συνδέεται με αυξημένη υποχρέωση λογοδοσίας και με πιθανότητα προσωπικού καταλογισμού σε περίπτωση ελλείμματος ή μη νόμιμης διαχείρισης.

Στην πράξη, το πρώτο ερώτημα είναι αν το πρόσωπο είχε πράγματι διαχείριση. Δεν αρκεί πάντοτε ένας τυπικός τίτλος. Εξετάζεται αν το πρόσωπο είχε στα χέρια του δημόσιο χρήμα ή υλικό, αν μπορούσε να πραγματοποιεί εισπράξεις ή πληρωμές, αν είχε πρόσβαση σε λογαριασμούς ή ταμεία, αν υπέγραφε παραστατικά, αν παρέλαβε υλικά προς φύλαξη ή αν όφειλε να αποδώσει λογαριασμό. Όσο πιο άμεση είναι η διαχείριση, τόσο πιο έντονη είναι η ευθύνη.

Η ευθύνη του δημόσιου υπολόγου ανακύπτει κυρίως όταν υπάρχει έλλειμμα. Έλλειμμα μπορεί να σημαίνει χρηματικό ποσό που δεν αποδόθηκε, υλικό που λείπει, δαπάνη που πληρώθηκε χωρίς νόμιμα δικαιολογητικά ή ποσό που καταβλήθηκε σε μη δικαιούχο. Δεν χρειάζεται πάντα να υπάρχει υπεξαίρεση ή δόλια συμπεριφορά. Αρκεί να διαπιστωθεί ότι ο υπόλογος δεν μπορεί να δικαιολογήσει τη διαχείρισή του με νόμιμα και επαρκή στοιχεία. Γι’ αυτό ο κίνδυνος δεν βρίσκεται μόνο στη σκόπιμη παραβίαση, αλλά και στην αμέλεια, στην κακή τήρηση φακέλων ή στην άτυπη υπηρεσιακή πρακτική.

Κεντρικό σημείο είναι τα δικαιολογητικά. Ο δημόσιος υπόλογος πρέπει να μπορεί να αποδείξει τι παρέλαβε, τι κατέβαλε, σε ποιον, με ποια αιτία, με ποια έγκριση και με ποια παραστατικά. Απόδειξη πληρωμής χωρίς νόμιμη αιτία δεν αρκεί. Απόφαση ανάθεσης χωρίς παραλαβή δεν αρκεί. Παραλαβή χωρίς αντιστοίχιση με σύμβαση ή τιμολόγιο δημιουργεί κενό. Η νομιμότητα της διαχείρισης αποδεικνύεται από τη συνολική αλυσίδα των εγγράφων και όχι από ένα μεμονωμένο στοιχείο.

Σύγχρονο πρακτικό ζήτημα είναι η ηλεκτρονική διαχείριση. Πληρωμές μέσω τραπεζικών εντολών, ηλεκτρονικά πρωτόκολλα, ψηφιακές εγκρίσεις, συστήματα οικονομικής διαχείρισης και ηλεκτρονικά παραστατικά μειώνουν ορισμένους κινδύνους, αλλά δημιουργούν νέες ανάγκες τεκμηρίωσης. Πρέπει να είναι σαφές ποιος έδωσε την εντολή, ποιος ενέκρινε, ποιος καταχώρισε, ποιος εκτέλεσε την πληρωμή και ποιο αρχείο τηρείται. Η ηλεκτρονική καταχώριση δεν υποκαθιστά την ευθύνη. Αντίθετα, αφήνει ίχνος που πρέπει να συμφωνεί με τα έγγραφα της δαπάνης.

Συχνές περιπτώσεις κινδύνου εμφανίζονται σε προκαταβολές, πάγιες προκαταβολές, ταμειακές διευκολύνσεις, διαχείριση σχολικών επιτροπών ή νομικών προσώπων, έργα με χρηματοδότηση, προμήθειες μικρής αξίας, κατεπείγουσες δαπάνες και υλικά που παραλαμβάνονται χωρίς άμεση καταγραφή. Εκεί όπου η καθημερινή ανάγκη πιέζει για ταχύτητα, αυξάνεται ο κίνδυνος να δημιουργηθεί διαχειριστικό κενό. Το επιχείρημα ότι η δαπάνη έγινε για τις ανάγκες της υπηρεσίας δεν αρκεί, αν δεν υπάρχει νόμιμη και αποδείξιμη διαδικασία.

Σε περίπτωση ελέγχου, ο υπόλογος πρέπει να αντιμετωπίζει το ζήτημα ως υπόθεση απόδειξης. Πρέπει να συγκεντρώνει εγκαίρως αποφάσεις, εντάλματα, παραστατικά, αποδείξεις πληρωμής, πρωτόκολλα παραλαβής, κινήσεις λογαριασμών, καταστάσεις ταμείου, αποθήκης ή υλικού και κάθε έγγραφο που εξηγεί τη διαχείριση. Αν υπάρχει διαφορά, πρέπει να εξηγείται συγκεκριμένα: από πού προέκυψε, αν αφορά λογιστικό σφάλμα, χρονική απόκλιση, ακύρωση συναλλαγής, απώλεια υλικού ή μη νόμιμη πληρωμή. Η γενική επίκληση καλής πίστης σπάνια αρκεί.

Η πρόληψη είναι η ασφαλέστερη πρακτική. Κάθε δημόσιος υπόλογος πρέπει να επιμένει σε γραπτές εντολές, πλήρη δικαιολογητικά πριν από την πληρωμή, τακτική συμφωνία ταμείου ή λογαριασμών, άμεση καταγραφή υλικών, σαφή παράδοση και παραλαβή όταν αλλάζει ο διαχειριστής και τήρηση οργανωμένου φυσικού ή ηλεκτρονικού φακέλου. Δεν πρέπει να αναλαμβάνει διαχείριση χωρίς σαφή ορισμό αρμοδιοτήτων ούτε να εκτελεί πληρωμές επειδή απλώς υπάρχει υπηρεσιακή πίεση.

Η ευθύνη του δημόσιου υπολόγου είναι αυστηρή γιατί αφορά δημόσιο χρήμα. Δεν είναι, όμως, ανεξέλεγκτη. Ο καταλογισμός πρέπει να στηρίζεται σε συγκεκριμένο έλλειμμα, σε αιτιολογημένη σύνδεση με τη διαχείριση του υπολόγου και σε πραγματικά δεδομένα. Όσο πιο καθαρή είναι η τεκμηρίωση της διαχείρισης, τόσο πιο ισχυρή είναι η θέση του υπολόγου. Στη σύγχρονη δημοσιονομική διοίκηση, η προστασία του δημόσιου χρήματος και η προστασία του διαχειριστή περνούν από το ίδιο σημείο: πλήρη, έγκαιρη και αποδείξιμη λογοδοσία.