Φορολογικός έλεγχος εταιρειών: Ποια στοιχεία πρέπει να έχει οργανωμένα η επιχείρηση πριν ζητηθούν
Ο φορολογικός έλεγχος δεν πρέπει να αντιμετωπίζεται ως έκτακτο γεγονός που αρχίζει τη στιγμή που κοινοποιείται ένα αίτημα της φορολογικής διοίκησης. Για μία οργανωμένη εταιρεία, η προετοιμασία προηγείται του ελέγχου και εντάσσεται στην καθημερινή φορολογική της συμμόρφωση. Όσο πιο σύνθετη είναι η δραστηριότητα της επιχείρησης, τόσο μεγαλύτερη είναι η ανάγκη να τηρούνται έγκαιρα, με τάξη και συνέπεια, τα στοιχεία που μπορούν να αποδείξουν την πραγματικότητα και τη φορολογική μεταχείριση των συναλλαγών της.
Η πρώτη κατηγορία στοιχείων αφορά τα φορολογικά παραστατικά και τη συμφωνία τους με τα βιβλία. Τιμολόγια εσόδων, τιμολόγια εξόδων, πιστωτικά, αποδείξεις πληρωμής, τραπεζικές κινήσεις, συμφωνίες υπολοίπων και δεδομένα myDATA πρέπει να είναι διαθέσιμα και συμφωνημένα. Η ύπαρξη ενός παραστατικού δεν αρκεί, αν δεν μπορεί να συνδεθεί με πραγματική παροχή, πληρωμή και επιχειρηματική ανάγκη. Αντίστοιχα, μία πραγματική συναλλαγή μπορεί να δημιουργήσει πρόβλημα αν δεν έχει αποτυπωθεί σωστά στα βιβλία ή στα ηλεκτρονικά δεδομένα.
Η δεύτερη κατηγορία αφορά τις συμβάσεις. Συμβάσεις με πελάτες, προμηθευτές, συνεργάτες, συνδεδεμένες επιχειρήσεις, διαχειριστές, μετόχους ή τρίτους πρέπει να περιγράφουν σαφώς το αντικείμενο, το τίμημα, τον χρόνο εκτέλεσης και τις υποχρεώσεις των μερών. Οι αόριστες συμβάσεις, ιδίως για συμβουλευτικές υπηρεσίες, διοικητική υποστήριξη, marketing ή τεχνική βοήθεια, συχνά δεν αρκούν για να θεμελιώσουν την έκπτωση δαπάνης. Η εταιρεία πρέπει να διαθέτει παραδοτέα, αλληλογραφία, αναφορές ή άλλο υλικό που αποδεικνύει ότι η υπηρεσία πράγματι παρασχέθηκε.
Ιδιαίτερη σημασία έχουν οι συναλλαγές με συνδεδεμένα πρόσωπα. Σε τέτοιες περιπτώσεις, ο έλεγχος δεν περιορίζεται στο αν εκδόθηκε τιμολόγιο. Εξετάζει αν οι όροι της συναλλαγής είναι σύμφωνοι με τους όρους της αγοράς, αν η υπηρεσία ήταν αναγκαία, αν το τίμημα είναι εύλογο και αν υπάρχει πραγματικό οικονομικό περιεχόμενο. Ο φάκελος τεκμηρίωσης, οι συγκρίσιμες τιμές, οι αποφάσεις διοίκησης και τα αποδεικτικά παροχής υπηρεσιών είναι κρίσιμα στοιχεία.
Η εταιρεία πρέπει επίσης να τηρεί αρχείο για αποφάσεις διανομής κερδών, δανειακές συμβάσεις, πληρωμές μερισμάτων, παρακρατήσεις φόρων, αμοιβές διοίκησης και συναλλαγές με μετόχους ή εταίρους. Οι σχέσεις εταιρείας και μετόχων αποτελούν συχνά πεδίο ελέγχου, ιδίως όταν παρατηρούνται αναλήψεις, άτοκες χρηματοδοτήσεις, πληρωμές προσωπικών δαπανών ή χρήση εταιρικών περιουσιακών στοιχείων για ιδιωτικούς σκοπούς.
Πρακτικά, η επιχείρηση πρέπει να μπορεί να απαντήσει σε συγκεκριμένα ερωτήματα: ποια ήταν η συναλλαγή, με ποιον έγινε, γιατί έγινε, πώς τιμολογήθηκε, πώς πληρώθηκε, πώς καταχωρίστηκε και ποιο επιχειρηματικό όφελος εξυπηρέτησε. Αν οι απαντήσεις αυτές δεν μπορούν να υποστηριχθούν με έγγραφα και συνεπή λογιστική εικόνα, ο κίνδυνος αμφισβήτησης αυξάνεται.
Ο φορολογικός έλεγχος δεν επιβραβεύει την εκ των υστέρων αναζήτηση δικαιολογητικών. Επιβραβεύει την προληπτική οργάνωση. Μία εταιρεία που τηρεί πλήρη, σαφή και συνεπή φάκελο συναλλαγών βρίσκεται σε ισχυρότερη θέση να υπερασπιστεί τις φορολογικές της επιλογές. Στη φορολογία εταιρειών, η συμμόρφωση δεν είναι μόνο θέμα σωστής δήλωσης. Είναι και θέμα απόδειξης.
