Καταγραφή και διαχείριση στοιχείων επισκεπτών κατά την είσοδό τους στις υπηρεσίες του e-ΕΦΚΑ

Ο Ηλεκτρονικός Εθνικός Φορέας Κοινωνικής Ασφάλισης e-ΕΦΚΑ εξέδωσε εγκύκλιο με θέμα «Καταγραφή και διαχείριση στοιχείων πολιτών και λοιπών επισκεπτών κατά την είσοδό τους στις υπηρεσίες του e-ΕΦΚΑ» (εγκύκλιος 22/2026).

Σύμφωνα με την εγκύκλιο, η καταγραφή των επισκέψεων πραγματοποιείται για λόγους ασφάλειας και ειδικότερα για την προστασία των πολιτών, των εργαζομένων και των εγκαταστάσεων του eΕΦΚΑ, καθώς και για τη δυνατότητα διερεύνησης συγκεκριμένων περιστατικών, εφόσον αυτά προκύψουν. Η εγκύκλιος εφαρμόζεται σε όλες τις δομές του e-ΕΦΚΑ που υποδέχονται πολίτες συμπεριλαμβανομένων των υπηρεσιών της Κεντρικής Διοίκησης και των Τοπικών Διευθύνσεων.

Στις δομές που διαθέτουν υπολογιστή στην είσοδο και την απαιτούμενη τεχνική και λειτουργική δυνατότητα, οι επισκέψεις πολιτών που προσέρχονται χωρίς προηγουμένως να έχουν κλείσει ηλεκτρονικό ραντεβού καταχωρίζονται ως ραντεβού στη σχετική εφαρμογή. Εφόσον η επίσκεψη έχει ήδη καταχωριστεί ή καταχωρίζεται κατά την προσέλευση στην εφαρμογή, δεν πραγματοποιείται χωριστή καταγραφή των ίδιων στοιχείων σε έντυπο αρχείο εισερχομένων και αρκεί η επίδειξη της ταυτότητας για την ταυτοποίηση.

Στις δομές που δεν διαθέτουν την παραπάνω δυνατότητα, η καταγραφή των πολιτών που προσέρχονται χωρίς ραντεβού πραγματοποιείται σε έντυπο αρχείο εισερχομένων, από τον αρμόδιο υπάλληλο της εισόδου.

Συλλέγονται και καταγράφονται μόνο τα στοιχεία που είναι αναγκαία για τον συγκεκριμένο σκοπό, τα οποία διαφοροποιούνται ανάλογα με τον τρόπο καταγραφής και την ιδιότητα του επισκέπτη.

Ειδικά για την προσέλευση δικηγόρων, απαιτείται επίδειξη δικηγορικής ταυτότητας και καταγραφή του αριθμού της για την επιβεβαίωση της επαγγελματικής ιδιότητας.

Δεν καταγράφονται αυτομάτως πρόσθετα στοιχεία της ταυτότητας ή άλλα αναγνωριστικά, όπως ΑΦΜ ή αριθμός δελτίου ταυτότητας στο έντυπο αρχείο εισερχομένων, εφόσον δεν είναι αναγκαία για τον συγκεκριμένο σκοπό.

Οι καταγραφές εισόδου διατηρούνται για έναν μήνα από την ημερομηνία καταγραφής.

Εάν ο πολίτης διατυπώνει αντιρρήσεις ως προς την καταγραφή των στοιχείων του, ο αρμόδιος υπάλληλος ζητά την απλή επίδειξη επίσημου εγγράφου, όπως δελτίου ταυτότητας, διαβατηρίου ή δικηγορικής ταυτότητας, αποκλειστικά για τον έλεγχο ταυτοπροσωπίας, χωρίς καταγραφή των στοιχείων ή λήψη αντιγράφου του εγγράφου.

Σε περίπτωση πλήρους άρνησης επίδειξης εγγράφου, εφαρμόζεται ο ακόλουθος ενιαίος χειρισμός:

Για την προστασία πολιτών και υπαλλήλων από κακόβουλες ή παραβατικές ενέργειες η εφαρμογή των οδηγιών πρέπει να είναι απαρέγκλιτη και καθολική για όλες τις δομές. Οποιαδήποτε άρνηση θα πρέπει να αντιμετωπίζετε από τον αρμόδιο υπάλληλο υποδοχής με ήπια συμπεριφορά και με σχετική παροχή διευκρινίσεων για τον λόγο που ακολουθείται. Σε περίπτωση επίμονης άρνησης, θα πρέπει να παρεμβαίνει ο αρμόδιος Προϊστάμενος Δ/νσης και εάν ο πολίτης εμμένει στην άρνησή του να μην επιτρέπεται η είσοδός του στη δομή, αλλά να του υποδεικνύεται η επίλυση του θέματός του εξ αποστάσεως μέσω τηλεφωνικής επικοινωνίας (1555) ή μέσω του υποσυστήματος ερωτημάτων του e-ΕΦΚΑ.

Η αντιμετώπιση των παραπάνω περιπτώσεων πρέπει να είναι ενιαία σε όλες τις δομές και να μην επαφίεται στην προσωπική κρίση του υπαλλήλου της εισόδου.

Δείτε αναλυτικά την εγκύκλιο στο e-efka.gov.gr.